内部統制の構築・運用をサポートしております、行政書士の城野です。
「うちの会社の業務、担当者しか分からなくて不安…」「承認ルールが曖昧になっている…」「監査で業務の流れを上手く説明できない…」
このようなお悩みは、多くの企業が抱える課題です。これらを解決し、内部統制を強化する上で非常に有効なのが「ワークフロー図」の作成です。
今回は、なぜワークフロー図が重要なのか、そして、誰でも簡単に始められるおすすめの作成ツールについて、専門家の視点からご紹介します。
なぜワークフロー図が重要なのか？ 🤔
ワークフロー図とは、一言でいえば**「業務の流れを可視化した地図」**です。
この「地図」があることで、以下のような多くのメリットが生まれます。
- 業務の標準化と属人化の防止： 担当者が変わっても、誰でも同じ品質で業務を遂行できます。
- 問題点やリスクの発見： 「承認プロセスが抜けている」「非効率な作業がある」といった、業務に潜むリスクや改善点を特定しやすくなります。
- 情報共有と教育コストの削減： 新入社員や部署異動者も、業務の全体像を素早く理解できます。
- 内部監査・外部監査へのスムーズな対応： 監査人に対して、業務プロセスの正当性を明確かつ客観的に説明できます。
これらのメリットは、企業の健全な成長とコンプライアンス遵守に不可欠であり、内部統制の目的そのものに直結します。
行政書士が愛用する、おすすめツールはこれ！
「図を作るのは難しそう…」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、ご安心ください。今は高機能で直感的に使えるツールがたくさんあります。
ここでは、私が実際にクライアントの内部統制構築支援で愛用しているツールを含め、厳選してご紹介します。
🥇【イチオシ】draw.io (diagrams.net)
私自身、**普段から業務で最も活用しているのがこの「draw.io」**です。何よりもまず、無料で使えるという点が大きな魅力です。
- おすすめポイント
- 完全無料： 広告表示もなく、すべての機能を無料で利用できます。
- インストール不要： Webブラウザ上で動作するため、アカウント登録すら不要ですぐに使い始められます（デスクトップ版もあります）。
- 直感的な操作性： 部品をドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に見栄えの良い図が作成できます。
- クラウド連携： 作成した図はGoogle DriveやOneDrive、PCのローカルなどに直接保存でき、管理が非常に楽です。
- 豊富なテンプレート： フローチャートはもちろん、様々な図のテンプレートが用意されています。
「まずはコストをかけずに試してみたい」「手軽に本格的な図を作りたい」というすべての方に、自信をもっておすすめできるツールです。
🥈【チームでの共同作業に】Lucidchart
チームでリアルタイムに図を編集したい場合に非常に強力なのが「Lucidchart」です。
- おすすめポイント
- 共同編集機能が秀逸： 複数人で同時にアクセスし、コメントを付けながら作業を進められます。
- 美しいデザイン： 洗練されたテンプレートが多く、見栄えの良い資料作成に向いています。
無料プランでは使えるオブジェクトの数などに制限がありますが、チームでの作業効率を重視する場合には有力な選択肢となります。
🥉【Microsoftユーザーなら】Visio
古くからある作図ツールで、特に大企業での導入実績が豊富です。
- おすすめポイント
- Office製品との高い親和性： WordやExcel、PowerPointとの連携がスムーズです。
- 業界標準の信頼性： 豊富な機能と実績で、複雑で大規模な作図にも対応できます。
Microsoft 365のプランに含まれている場合もありますが、単体では高価なのがネックです。既に社内で導入されている場合には、第一の選択肢となるでしょう。
ワークフロー図作成の簡単なコツ
ツールを使い始める前に、少しだけコツをお伝えします。
- 目的を明確にする： 「誰に」「何を」伝えるための図なのかを最初に決めましょう。
- 手書きで下書きする： いきなりPCで作り始めるのではなく、紙とペンで大まかな流れを書き出すと、頭が整理されてスムーズです。
- 関係者にヒアリングする： 思い込みで作成せず、必ず実際の業務担当者にヒアリングを行い、現状を正確に反映させましょう。
- 記号のルールを統一する： 「処理」「判断」「書類」など、使う記号の意味を統一すると、誰が見ても分かりやすい図になります。
まとめ
ワークフロー図による「業務の見える化」は、内部統制を強化し、企業の継続的な成長を支えるための第一歩です。
今回ご紹介した draw.io を使えば、費用をかけずに今日からでも始めることができます。まずは自社の主要な業務から、ワークフロー図の作成にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
内部統制の構築や業務プロセスの改善でお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。専門家として、貴社に最適なサポートをご提供いたします。
